%%phone%%
Алгоритм уничтожения архивов документов
С течением времени документы перестают быть значимыми и актуальными. Всю документацию невозможно хранить, поэтому периодически от них следует избавляться. Кроме того, что бумаги занимают много места, проблемы возникают и с поиском необходимого документа, обработкой, ориентацией в архиве.
Идеальный вариант, если в компании есть должность архивиста, который может разобрать документы по сроку хранения и отобрать ненужные, а также утилизировать их.
Идеальный вариант, если в компании есть должность архивиста, который может разобрать документы по сроку хранения и отобрать ненужные, а также утилизировать их.
Уничтожение документации
Документацию уничтожают зачастую одним из двух способов: измельчают или сжигают. Измельчение возможно при условии, что восстановить документы уже не получится. Также нельзя отправлять бумаги в ближайший мусорник, рвать их или использовать как черновики.
В основном уничтожают бумаги специально привлеченные для этого процесса компании. Зачастую они предлагают измельчение, причем получившиеся отходы они могут сразу же принять как макулатуру и вернуть стоимость своих услуг. Если заказчик захочет, то процесс уничтожения снять можно на видео. При процедуре также не запрещено присутствовать представителям компании, которая заказала услугу.
С предприятием, сфера деятельности которых уничтожение бумаг, подписывается стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовая форма договора будет предложена подрядчиком еще на стадии ведения переговоров. Архивариусу понадобится только убедится, что в договоре будет присутствовать пункт об обязательном обеспечении исполнителем конфиденциальности уничтожаемых бумаг. Это важно, т. к. в них может содержать информация с персональными данными, коммерческими и прочими видами тайн.
Документы можно уничтожать и самостоятельно, если это возможно. Так, на предприятии может работать печь или быть в наличии промышленный шредер. Если документов много, то обычный шредер не сможет справиться с поставленной задачей.
В основном уничтожают бумаги специально привлеченные для этого процесса компании. Зачастую они предлагают измельчение, причем получившиеся отходы они могут сразу же принять как макулатуру и вернуть стоимость своих услуг. Если заказчик захочет, то процесс уничтожения снять можно на видео. При процедуре также не запрещено присутствовать представителям компании, которая заказала услугу.
С предприятием, сфера деятельности которых уничтожение бумаг, подписывается стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовая форма договора будет предложена подрядчиком еще на стадии ведения переговоров. Архивариусу понадобится только убедится, что в договоре будет присутствовать пункт об обязательном обеспечении исполнителем конфиденциальности уничтожаемых бумаг. Это важно, т. к. в них может содержать информация с персональными данными, коммерческими и прочими видами тайн.
Документы можно уничтожать и самостоятельно, если это возможно. Так, на предприятии может работать печь или быть в наличии промышленный шредер. Если документов много, то обычный шредер не сможет справиться с поставленной задачей.
Уничтожение электронных архивов
Нередко большая часть документооборота ведется в электронном виде. Поэтому нужно вовремя проводить очистки электронного носителя.
Согласно законодательству, нет разниц в виде носителя. Уничтожение и активирование происходит также, как и с бумагами. Но есть один момент: уничтожить носитель необходимо вместе с документом.
Но если сведения сохранены на жестком диске компьютера, то мало просто удалить их - данные можно восстановить. По этой причине для уничтожения записей в электронном виде понадобится долгая перезапись или уничтожении винчестера. Только с помощью таких способов можно убедиться, что все документы утилизированы и ими никто не сможет воспользоваться.
Согласно законодательству, нет разниц в виде носителя. Уничтожение и активирование происходит также, как и с бумагами. Но есть один момент: уничтожить носитель необходимо вместе с документом.
Но если сведения сохранены на жестком диске компьютера, то мало просто удалить их - данные можно восстановить. По этой причине для уничтожения записей в электронном виде понадобится долгая перезапись или уничтожении винчестера. Только с помощью таких способов можно убедиться, что все документы утилизированы и ими никто не сможет воспользоваться.
Как сделать процедуру уничтожения документов проще
Утилизировать бумаги будет легче, если:
● вести номенклатуру дел компании;
● распределить бумаги в дела согласно с номенклатурой;
● описывать дела с постоянным и временным сроком хранения;
● вовремя сдавать дела в архив;
● каждый год проводить инвентаризацию дел в архиве относительно окончания сроков хранения документации.
Если в компании все это выполняется, то на уничтожение документов не понадобится много времени. В противном случае процедура пройдет сложнее. Надо составить перечень бумаг, распределить их по делам компании и составить внутренние описи документов. Только после этого можно будет приступить к утилизации бумаг.
● вести номенклатуру дел компании;
● распределить бумаги в дела согласно с номенклатурой;
● описывать дела с постоянным и временным сроком хранения;
● вовремя сдавать дела в архив;
● каждый год проводить инвентаризацию дел в архиве относительно окончания сроков хранения документации.
Если в компании все это выполняется, то на уничтожение документов не понадобится много времени. В противном случае процедура пройдет сложнее. Надо составить перечень бумаг, распределить их по делам компании и составить внутренние описи документов. Только после этого можно будет приступить к утилизации бумаг.
Статьи по теме
