%%phone%%
Важность конфиденциальности при уничтожении документов
Утилизация документации - важный процесс, который направлен на уничтожение документов. В основном это касается тех бумаг, которые больше не нужны для делопроизводства и не несут нужную информацию. По умолчанию документы, которые были уничтожены, не могут быть восстановлены. Из-за того, что эта процедура необратима, относится к отбору бумаг, которые будут уничтожены, надо осторожно.
Согласно законодательству, уничтожать нужно только те документы, у которых истек срок хранения.
Согласно законодательству, уничтожать нужно только те документы, у которых истек срок хранения.
Как должны уничтожаться документы с истекшим сроком хранения
Для правильного уничтожения документов нужно предварительно выполнить ряд определенных требований:
● иметь акт уничтожения документов, у которых истек срок хранения;
● исключить бумаги, относящиеся к длящимся судебным разбирательствам организации;
● не нарушать конфиденциальность сведений, которые указаны в документах;
● уничтожить не только бумаги, а и их копии, поскольку и они разрешены к уничтожению.
● иметь акт уничтожения документов, у которых истек срок хранения;
● исключить бумаги, относящиеся к длящимся судебным разбирательствам организации;
● не нарушать конфиденциальность сведений, которые указаны в документах;
● уничтожить не только бумаги, а и их копии, поскольку и они разрешены к уничтожению.
Правила уничтожения конфиденциальных документов
Если нужно уничтожить документы с ограниченным доступом или особо ценных, требуется исключить возможность ознакомления с ними сторонних лиц, неполной утилизации, подмены или кражи. Полностью контролировать процесс, независимо от используемых способов уничтожения, можно при условии соблюдения таких условий:
● решение об уничтожении было принято коллегиально, в уничтожении принимают участие члены комиссии, которые составляют акты на каждой стадии уничтожения;
● комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.
Если акт не оформлен, то члены комиссии могут уничтожать проекты, черновики, а также испорченные бумажные и электронные носители, на которых содержится конфиденциальная информация.
● решение об уничтожении было принято коллегиально, в уничтожении принимают участие члены комиссии, которые составляют акты на каждой стадии уничтожения;
● комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.
Если акт не оформлен, то члены комиссии могут уничтожать проекты, черновики, а также испорченные бумажные и электронные носители, на которых содержится конфиденциальная информация.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Правила уничтожения конфиденциальных документов своими силами:
Правила уничтожения конфиденциальных документов своими силами:
1
Комиссия и экспертиза
Создание экспертной комиссии и проведение экспертизы ценности бумаги.
2
Акт
Составление проекта акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
3
Рассмотрение акта
Рассмотрение проекта акта экспертной комиссией и подписание протокола заседания комиссии.
4
Уничтожение бумаг
Уничтожение бумаг, срок хранения которых истек.
Алгоритм утилизации конфиденциальных документов
Уничтожение конфиденциальных документов по акту происходит так:
В случае, когда конфиденциальные бумаги должны быть уничтожены за пределами компании, то надо принять все меры о безопасной доставке их к месту утилизации и полностью исключить доступ к ним третьих лиц. Эти материалы должны находиться в опломбированных коробках, а перевозить их должен служебный транспорт в сопровождении сотрудников предприятия.
- Проверка наличия и комплекции бумаг и их носителей, которые входят в акт.
- Утилизация всех материалов и носителей данных. Их можно сжечь, раздробить, расплавить или использовать другие методы.
- Внести в акт записи об уничтожении документации. Каждый уничтоженный документ нужно фиксировать отдельной позицией.
В случае, когда конфиденциальные бумаги должны быть уничтожены за пределами компании, то надо принять все меры о безопасной доставке их к месту утилизации и полностью исключить доступ к ним третьих лиц. Эти материалы должны находиться в опломбированных коробках, а перевозить их должен служебный транспорт в сопровождении сотрудников предприятия.
Статьи по теме
